Wat hoort, werkt niet en wat werkt, hoort niet

Organisaties hebben te maken met uiteenlopende veranderingen. Soms heb je te kampen met een probleem waar je in vastloopt. “Wat hoort, werkt niet en wat werkt, hoort niet”, is een bekende uitspraak van Hans Vermaak, auteur van het boek ‘Plezier beleven aan taaie vraagstukken’. Elke verandering vraagt een andere aanpak. Je wilt situationeel denken en daarbij kunnen spelen met die benodigde variëteit.

Wat hoort, werkt niet

In elke organisatie is er een ‘gebruikelijke manier’ om dingen te doen, dus ook voor veranderen. Het is de ‘best practice’ en komt terug in de ideeën en plannen voor alle veranderingen.

Deze manier van doen wordt onbewust in stand gehouden en versterkt. De werkwijze wordt aan elkaar doorgegeven, bijvoorbeeld tijdens inwerken en teambuilding. Als we iemand zoeken om een verandering te realiseren, zoeken we iemand die ervaren is om op die manier te werken. En we kijken er naar als we buiten de organisatie inspiratie en voorbeelden zoeken, zoals in opleidingen, vakliteratuur en congressen.  

De gebruikelijke manier, dat is ook waar je onder lijdt. Je blijft zitten met de vragen op een gebied waar je niet zo goed in bent. Hardnekkige gewoonten zorgen ervoor dat het probleem in stand gehouden wordt of vergroot wordt. Soms zijn deze gewoonten er zelfs de oorzaak van dat het probleem er überhaupt is.

Dat zit ook in de te verwachten bezwaren en obstakels en hoe daarmee om te gaan. Als het niet lukte, dan lag dat aan de omstandigheden en niet aan de aanpak. Er was bijvoorbeeld veel weerstand, te weinig commitment vanuit het management, te weinig budget of er waren afhankelijkheden van andere veranderingen, zoals ‘eerst reorganisatie, dan…’

Wat werkt, hoort niet

Om te veranderen moet je iets doen waar je niet goed in bent en wat niet bij je past. Het vergt een  aanpak die helemaal nieuw en anders is dan je gewend bent. Je kunt je er lastig een voorstelling van maken en dat maakt je onzeker. Je weet nog niet precies wat het is dat je gaat doen en hoe dat zal zijn voor je. Je voelt waarschijnlijk scepsis over het resultaat dat wordt beloofd.

We pakken het dan vaak knullig aan, waardoor die andere manier niet werkt. We doen het halfslachtig anders doordat we onbewust terugvallen in gewoonten die niet werken. Dan denken we: “Zie je wel…” En dan schakelen we bewust terug naar de manier die niet werkt.

Het vergt moed om het anders te het doen en dan ook vol te houden. Het is niet altijd zo dat je gewoon een plan gaat maken en wanneer je dat plan gestructureerd en geleidelijk uitvoert, dat de beoogde verandering wordt bereikt. Soms moet de tijd rijp zijn voor een verandering. De verandering ontstaat dan, in plaats van dat je hem bedenkt.

Bijvoorbeeld als iedereen wezenlijk ander gedrag moet gaan vertonen. Het voelt lekker beheersbaar als we weten wat medewerkers moeten doen en we hoeven hen ‘slechts’ te stimuleren, verleiden en belonen om dat gedrag te gaan vertonen. Maar het kan best zijn dat je het nieuwe gedrag nog moet gaan ontdekken en leren. Dat is ongemakkelijk en confronterend.

Je ontmoet dan ineens mensen die je (in eerste instantie) niet begrijpt. Mensen die je een vraag stelt en die je dan een onverwacht antwoord geven. Mensen die je het ene vraagt om te doen en die dan iets totaal anders gaan doen. Mensen die floreren als de situatie ingewikkeld, ongewis en oncomfortabel voelt.

Gewoonten doorbreken

Loop jij binnen jouw organisatie vast door hardnekkige gewoonten? Als buitenstaander kan ik jullie helpen. Met een frisse blik, zonder oordelen en zonder zelf verstrikt te zijn in het systeem, maak ik jullie bewust van patronen en gewoonten die niet helpend zijn. Daarbij help ik jullie om het zelf anders te gaan doen.

Tijdens een kennismakingsgesprek bekijk ik graag met jou of we deze gewoonten kunnen doorbreken om sneller het resultaat te bereiken dat je voor ogen hebt. Klik hier om een afspraak te maken voor een gratis kennismakingsgesprek. Waarschuwing vooraf: je hoort (dus) waarschijnlijk een oplossing die je niet verwacht.

Dit artikel is geïnspireerd door de presentatie ‘20 jaar Leren Veranderen’ (Jaarcongres Verandermanagement, 6 december 2019) en het boek ‘Plezier beleven aan taaie vraagstukken’ (2009) van Hans Vermaak.

Foto: Pexels. Metafoor: letterlijk spelen met de kleuren bij veranderingen.

Waarom een nieuwe manier van voortgang meten nodig is om onze doelen te bereiken

Het helpt als we de voortgang visualiseren om te zien hoever we onderweg zijn naar het doel dat we met een verandering willen bereiken. Een bekend voorbeeld hiervan is de zgn. ‘progress bar’, meestal een balk (maar ook wel een cirkel, klok, zandloper of iets anders) dat voortgang laat zien. Een indicator dat er iets gebeurt.

Voortgang zien is belangrijk, niet zozeer de wijze waarop dit wordt getoond (visueel, percentages). Dit ontdekte Brad Myers in 1985. Want wachten is saai en het zien van de progress bar zorgt ervoor dat mensen zich blij voelen. ‘Er gebeuren geweldige dingen!’ denken ze dan. Sindsdien wordt op allerlei devices de voortgang aangegeven als het systeem iets aan het doen is.

Achterover leunen

Voortgang tonen kan er ook toe leiden dat we ons oorspronkelijk doel uit het oog verliezen. Want we hebben nu twee doelen: de korte en de lange termijn.

De getoonde voortgang wordt een doel op zichzelf. Met een progress bar geven we aan in hoeverre we het beoogde eindresultaat hebben behaald. Zolang er maar meer voortgang is dan de vorige keer dat we keken, doen we het goed.

Als je goed op weg bent je doel te halen, dan kan dat leiden tot achterover leunen. Je gebruikt de beschikbare tijd (‘oh, we hebben nog een half jaar’). Als er nog tijd genoeg is, dan geeft een kleinere uitdaging al sneller voldoening. Bijvoorbeeld: je maakt een to-do-lijstje en daarmee kun je opluchting voelen en vinden dat je voor die dag al genoeg gedaan hebt.

Volhouden

Meestal kijken we naar de voortgang van dingen die we moeten bereiken. Wachten tot een update van je computer of app is voltooid. Zien dat we op de helft zijn van die enquête die meer vragen bevat dan we vooraf verwacht hadden. Enzovoort.

Het meten van de voortgang zorgt ervoor dat we het volhouden. Als ik dit gedaan heb dan ben ik ‘klaar’ of dan is het werk ‘af’. Dat voelt overzichtelijk en beheersbaar.

We vinden het prima dat de visualisatie niet accuraat is. Als we geleidelijke voortgang zien waarbij we in hetzelfde tempo vorderen, dan hebben we het gevoel dat het steeds wat langzamer gaat. Het is dus psychologisch beter om in het begin een spurt te laten zien en daarna de voortgang meer accuraat te tonen.

Andere voortgang visualiseren

Mensen hebben het nodig om te zien of ze op weg zijn naar hun doel, zodat ze eventueel hun strategie en inspanningen kunnen bijstellen. In gaming gebeurt dit bijvoorbeeld met punten, badges, het bereiken van levels, rewards en unlocking content. De feedback zorgt dat we ons verantwoordelijk voelen voor het succes en dat het zinnig is wat we gedaan hebben.

Het is opvallend dat we weinig de voortgang volgen van dingen die we willen bereiken. En als we een ‘progress bar’ hebben, dan is het meestal om te meten wat we moeten doen.

We hebben nieuwe manieren nodig om voortgang te visualiseren, want tegenwoordig gaan veranderingen minder rechtlijnig dan vroeger. We hebben een idee van het eindpunt, maar niet zo goed hoe we daar komen. Daardoor kunnen we de voortgang niet weergeven zoals we eerder deden.

Je kunt je uiteindelijke doel in het oog houden door te kijken naar je commitment aan het doel. Dat je ziet wat je hebt gedaan en daaruit afleidt dat het doel heel belangrijk voor je is. Je wilt dan vanzelf méér doen. Dat je je steeds weer realiseert wat je zo drijft om je in te spannen.

Dit werkt vooral goed als je je op een maatschappelijk doel richt. Dat je dingen doet om anderen te helpen. Het maakt niet uit wie dat zijn, bijvoorbeeld ondernemers die de ruimte willen krijgen, kinderen die veilig willen spelen, inwoners die fijn willen wonen.

Jullie voortgang?

Hoe meet jij de voortgang van jouw veranderproject?

Ik denk graag met je mee over jullie ‘progress bar’ en hoe je die kunt verbeteren. Neem contact op.

Foto: Pixabay.

Bron: dit artikel is geïnspireerd door de TED Talk “How the progress bar keeps you sane” van journalist Daniel Engber.