Waarom een deadline die dichtbij is het beste werkt

Hoe vaak is het niet dat je denkt: “Waar is de dag… de week… dit jaar… gebleven? Het is omgevlogen!” Wij zijn helemaal niet zo goed in het halen van deadlines als we zouden willen.

Tim Urban illustreert in zijn TED Talk “Inside the mind of a master procrastinator” hoe dit komt.

We hebben een Rational Decision-Maker in ons brein. Die kijkt vooruit, ziet wat er moet gebeuren en maakt een plan om geleidelijk maar gestaag het doel te bereiken. Vervolgens gaat hij dat plan uitvoeren. Gaat prima dus, zou je denken.

Maar… in ons brein zit ook een Instant Gratification Monkey. Die leeft in het moment. Hij vindt het plan helemaal niet leuk en wil liever spelen. De aap neemt het roer over van de Rational Decision-Maker en geeft zich over aan ‘de waan van de dag’. Er is immers nog tijd genoeg voor de deadline…

Om te zorgen dat er toch dingen gebeuren, heeft de Instant Gratification Monkey een beschermengel: het Panic Monster. Het Panic Monster wordt wakker als een deadline bijna is bereikt of er iets anders gebeurt met consequenties. De aap is bang van het monster en vlucht weg. De Rational Decision-Maker kan daardoor weer het roer nemen.

Hierdoor kun je alsnog de acties uitvoeren die nodig zijn en het doel bereiken. Kans is wel groot dat je dingen gaat afraffelen. Wat je in een paar uur of dagen die je nog resten schrijft of maakt, zal niet je beste werk zijn.

Urban benadrukt het belang van deadlines. Zonder deadline wordt het Panic Monster niet wakker en is het vaak zo dat je acties oneindig blijft uitstellen. Het is niet zo dat het niet lukt om een droom te realiseren; je bent door je Instant Gratification Monkey niet eens in staat om eraan te beginnen.

Over het algemeen is het zo: hoe groter de prestatie, hoe groter ook de consequenties en dus hoe groter de paniek die toeslaat als het Panic Monster wakker wordt. Wanneer je op deze manier werkt, dan ga je in feite van crisis naar crisis.

Ik ben daarom een voorstander van kleine (tussen)resultaten met een deadline die dichtbij is. Bijvoorbeeld een deadline op morgen, in plaats van op volgende week. En een deadline voor over 2 weken, in plaats van over 2 maanden of 2 jaar.

De waarde van het doorbreken van taboes

Liz Kleinrock is een basisschoollerares. In haar TED Talk vertelt ze over belangrijke onderwerpen, behandeld met de kinderen in haar klas. Haar tips voor het bespreken van taboe-onderwerpen en omgaan met schaamte en ongemak zijn waardevol voor iedereen.

ONBESPREEKBARE ONDERWERPEN

Een taboe is een onderwerp waarbij mensen ongemak voelen, als het ter sprake komt. Kleinrock noemt racisme, (gender)ongelijkheid, LGBTQ en ‘consent’ als voorbeeld. Er is geen lijst van taboe-onderwerpen. Al wordt wel gezegd dat je het op verjaardagen nooit over religie en politiek moet hebben.

Je hebt een taboe te pakken als een opmerking een hoos aan heftige reacties oproept. Sommigen vinden het een rare opmerking en beginnen hard te lachen. Anderen vinden de opmerking ongepast en vallen degene aan die het zei. “OMG, you can’t say that!” Degene die het zei, is waarschijnlijk verbaasd en overweldigd door al deze reacties.

ONCOMFORTABEL GEVOEL VERMIJDEN

Je kunt instinctief reageren en proberen zo snel mogelijk uit deze ongemakkelijke situatie te raken: vechten of vluchten. Vechten doe je bijvoorbeeld door je stem te verheffen en degene die de opmerking maakte aanspreken. Vluchten kun je doen door snel over te schakelen op een ander onderwerp.

Uit de weg gaan van het onderwerp maakt het alleen maar erger. Als je overgaat op iets anders, kunnen mensen de indruk hebben dat het een acceptabele reactie was. Als je de spreker aanvalt, kan dat bij die persoon een gevoel van schaamte oproepen. Misschien wil hij/zij dan nooit meer over dat onderwerp praten. Wat je weglaat, valt extra op. Zie ook het artikel over het ‘Overlooked’-project.

CRUCIALE 21^E EEUWSE VAARDIGHEID

De problemen komen voor in de wereld van ons allemaal, dus iedereen heeft het recht om erover te praten. Het is belangrijk dat we in staat zijn om een onderwerp aan te snijden.

Van jongs af aan leren we basisconcepten om met elkaar in gesprek te kunnen gaan. Om het over ‘ongelijkheid’ te hebben, moet je weten wat ‘hetzelfde’ en ‘anders’ is en de impact van ‘macht’. Om het over ‘consent’ te hebben moet je bekend zijn met fysieke grenzen en in staat zijn om iemands lichaamstaal en toon te begrijpen. Vaardigheden die helpen om allerlei taboe-onderwerpen bespreekbaar te maken.

Ook tools en strategieën die ons leren hoe te denken moeten worden aangereikt, want het gaat niet over wat we moeten denken. Zoals toegeven dat je iets niet weet, vragen stellen, observeren, kritisch denken en eigen ervaringen delen.

Zijn er onderwerpen in jouw organisatie die onbespreekbaar zijn? Ik geef je graag ideeën hoe je die naar boven haalt en er goed mee omgaat, zodat ze jullie veranderingen een impuls geven. Neem contact op en maak een afspraak voor een kennismakingsgeprek.

Waarom het belangrijk is om te bepalen waarover je keuzes maakt

Sheena Iyengar onderzoekt hoe mensen keuzes maken. In haar TED Talk vertelt ze over keuzestress en hoe we die kunnen verminderen. Ze geeft heel relevante tips voor directeuren en bestuurders, want die nemen elke dag vele beslissingen.

Teveel keuzes zorgt voor keuzestress

Uit een onderzoek bij CEO’s bleek dat zij wekelijks gemiddeld 139 taken uitvoeren en dat elke taak bestaat uit vele beslissingen. 50% van hun besluiten namen ze in minder dan 9 minuten. Slechts 12% van de besluiten werd genomen in een uur of langer.

Als er te veel keus is dan kiezen we ervoor om niet te kiezen. Ook als het niet in ons eigen belang is. Mensen steeds meer keuzes bieden heeft 3 significante gevolgen:

• Het kiezen wordt uitgesteld (engagement).
• Ze maken slechtere keuzes (decision quality).
• Ze zijn niet tevreden over de keuze (satisfaction).

Dit komt doordat we niet in staat om de verschillende opties te vergelijken en een keuze te maken.

4 manieren om keuzes maken te vereenvoudigen

Iyangar geeft 4 technieken die je kunt toepassen in je bedrijf. De voorbeelden die ze geeft gaan over keuzestress bij klanten verminderen, maar kunnen natuurlijk ook helpen met je eigen keuzes.

1. Alternatieven schrappen. Less is more. Bied minder producten aan, bijvoorbeeld minder soorten jam of minder beleggingsfondsen. Onderzoek toont aan dat dit zorgt voor een toename in verkopen, meer tevreden klanten en lagere kosten.
2. Gevolgen concreet maken. Maak heel duidelijk hoe een evenement zal zijn of vraag aan een klant hoe zijn/haar leven zal zijn als hij/zij gaat voor een bepaalde optie. Tekst en cijfers geven misschien meer informatie, maar beelden (foto’s, visualisaties en verhalen) geven mensen er meer gevoel bij.
3. Groeperen van alternatieven. We kunnen beter overweg met categorieën dan met individuele keuzes, want de categorieën helpen om de keuzes uit elkaar te houden. Het is daarbij van belang dat de categorieën duidelijk zijn voor degene die de keuze maakt.
4. Aantal keuzes geleidelijk ophogen, zodat je steeds beter wordt in keuzes maken en het zelfs leuk vindt. Voorbeeld: als we een nieuwe auto uitzoeken, eerst kiezen uit vier motoren en dan pas uit 20 kleuren lak. We kunnen meer informatie verwerken dan we denken, je moet gewoon doseren.

Denk aan je eigen keuzes. Hoeveel en welke keuzes vallen in de 9-minutencategorie en welke in de 1-uurcategorie? Hoe goed ben je in het maken van keuzes?